CENNI SULLA CONSERVAZIONE DEI MESSAGGI DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA

Tutti i professionisti (come gli avvocati) che debbono per legge dotarsi di una casella di posta elettronica certificata, hanno pure l'obbligo (cfr. art. 20 DM 44_2011):
- di conservare, con ogni mezzo idoneo, le ricevute di avvenuta consegna dei messaggi trasmessi al dominio giustizia (co. 3);
- di dotarsi di servizio automatico di avviso dell'imminente saturazione della propria casella di posta elettronica certificata e di verificare la effettiva disponibilita' del suo spazio disponibile (co. 5).
Tenuto conto che lo spazio di archiviazione messo a nostra disposizione dai gestori di PEC, per quanto grande, prima o poi verrà saturato, e che in tale caso non potremo più ricevere comunicazioni di cancelleria (le quali si intenderanno perfezionate per effetto del semplice deposito in cancelleria, con conseguente decorrenza dei termini processuali), il problema non può essere sottovalutato.
L'ideale sarebbe avvalersi di un servizio di conservazione a pagamento, erogato da soggetti accreditati che applicheranno la complessa normativa in materia (per saperne di più, si può consultare un completo documento il sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale - Presidenza del Consiglio dei Ministri, visionando questo LINK): ,a - nella realtà di tutti i giorni - moltissimi professionisti  non provvedono nemmeno alla conservazione "artigianale" dei propri messaggi di posta certificata, limitandosi a farsi prendere dal panico,  quando vengono avvisati che lo spazio a disposizione della loro casella di PEC si sta esaurendo.

A mio avviso dovremmo tutti, quanto meno, provvedere periodicamente:
- al salvataggio dei messaggi ricevuti, e la conservazione di tali messaggi su supporti "sicuri";
- alla cancellazione (previa verifica del corretto esito dell'operazione di salvataggio, e della possibilità di poterli recuperare in caso di necessità) di tali messaggi, per liberare spazio nella casella e consentirne la normale funzionalità.
Vero è che, normalmente, i nostri messaggi sono archiviati nel nostro Client di posta (Thunderbird, Outlook, MacMail): ma anche quell'archivio, come tutto ciò che è memorizzato sull'hard disk del nostro computer,  è vulnerabile ai guasti (talvolta generati da un semplice sbalzo di tensione) ed agli attacchi informatici virali.
Data l'importanza dei nostri messaggi di PEC, sarà quindi opportuno - soprattutto se non abbiamo dimestichezza con tali argomenti - farci assistere da un Tecnico.
Uno dei metodi di salvataggio, nel caso che il nostro gestore sia Aruba, è quello di archiviare l'intera cartella della "posta in arrivo" in formato "MBOX": le relative istruzioni sono reperibili all'indirizzo https://guide.hosting.aruba.it/email-aruba/utilizzo-email-aruba/esportare-importare-messaggi-cartelle-completa.aspx.
Verrà così creato, nella cartella "download" del nostro computer,  un file (di dimensione notevole, pari allo spazio occupato dai nostri messaggi), che possiamo conservare:
- sul nostro computer (ma non si tratta certo di una archiviazione sicura, nel caso di guasti o di attacchi informatici, tipo cryptolocker);
- su un disco esterno (che però è anch'esso soggetto a guasti e, quando è collegato al nostro computer, è normalmente vulnerabile agli stessi attacchi informatici);
- su un DVD-ROM, o meglio su due distinti DVD-ROM da conservare in luoghi differenti (in modo che, in caso di rottura, perdita o deterioramento del disco, ne rimanga sicuramente uno intatto).
La cartella dei messaggi in arrivo, così salvata, potrà essere recuperata e importata: non però sulla stessa webmail (che nel frattempo sarà stata occupata dai nuovi messaggi e quindi non sarà più capace di contenere i vecchi e i nuovi),  ma piuttosto sul nostro, ben più capiente, Client di Posta (Thunderbird, Outlook,  Mac Mail), seguendo le istruzioni del relativo programma.

rev.1.0 del 08-10-2017